ระบบจัดซื้อจัดหา ใน MonsoonSIM วิธีการ และผลลัพท์ที่แตกต่างกันไป

ภาพจาก: https://www.esi-africa.com/industry-sectors/business-and-markets/find-your-way-around-procurement/

   การจัดซื้อจัดหา (หรือ ในภาษาไทย แปลว่า จัดซื้อจัดจ้าง) นั้น ตรงกับ หลักการที่ภาษาอังกฤษใช้ตำว่า "Procurement" โดยีรากศัพท์มาจาก Pro+Cure แปลว่า "ทำให้มีพอใช้" โดยได้นำเอาคำแปลจาก Merriam-Webster มาประกอบด้านล่างนี้ 

      ในทางการค้าขาย Procurement คือ การจัดซื้อ จัดหา (และจัดจ้าง) เพื่อให้มี "สิ่งของ, สินค้า, วัตถุดิบ" ใช้ในกิจกรรมต่าง ๆ กัน ​หากมองในมิติอื่น ๆ เช่น เราสามารถ Procure หรือกันเงิน (ซึ่งใช้ศัพท์ว่า Accru) น่าจะถูกต้องกว่า แต่ให้ความหมายเดียวกัน เช่น Accru หรือกันเงินไว้ใช้ในกิจกรรมใด ๆ  เป็นต้น 
      ในกระบวนการ Logistics & Supply Chain  ทางธุรกิจในความหมายที่ลึกลงไปนั้น กระบวนการ Procurement นั้น เป็น "กลไก" สำคัญยิ่งในการประกอบธุรกิจ ในฐานะ Support Activities ในการดำเนินธุรกิจใน Value Chain 

ภาพจาก: https://www.ceoblog.co/what-is-value-chain/

     กระบวนการจัดซื้อนั้น เป็นขั้นตอนที่สำคัญ หากธุรกิจ และหรือกระทั่งในเกมธุรกิจจำลองอย่าง MonsoonSIM ถือเป็นส่วนบริการที่สำคัญ เนื่องจากมีความเกี่ยวข้องกับรายได้, รายจ่าย, สินค้าคงคลัง, เงินสดในมือ ฯลฯ  โดจจะมีขั้นตอน และกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ ดังแผนภาพด้านล่างนี้ 

ภาพจาก: http://sap-gallery.blogspot.com/2011/10/sap-procurement-process-flow.html

ภาพจาก https://www.prosofterp.com/en/Article/Detail/29366/Vendor-and-Procurement

ขั้นตอนทั่วไปของกระบวนการจัดซื้อจัดหา ที่นักศึกษาควรทราบ

1) ตรวจสอบจำนวนของความต้องการ ​  

• ขั้นตอนนี้ หากใช้ระบบ MRP; Material Require Planning มาช่วย จะช่วยลดเวลาในการคำนวน ในกรณีที่มีสินค้ามากชนิดที่แตกต่างกัน (SKU) และหรือ มีจำนวนสาขาจำนวนมาก 
• กระบวนการนี้ถือเป็นส่วนหนึ่งใน Opearational Lead Time  หากไม่มีระบบคอมพิวเตอร์ช่วย จะทำให้ Lead Time เพิ่มขึ้น หรือ เกิดความผิดพลาดได้ 

2) ​สร้างคำสั่งขอซื้อ ซึ่งเป็นเอกสารภายใน ไปยังผู้เกี่ยวข้องซึ่งโดยมากจะเป็นแผนกจัดซื้อ (ในองค์กรจนาดเล็ก แผนกจัดซื้อ การบัญชี และการเงิน มักทำหน้าที่โดนเจ้าของกิจการ)

• ในกระบวนการนี้จะมี ขั้นตอนย่อย เช่น การตรวจสอบราคา, กระบวนการ RFQ (Request for Quotation) ซึ่งถือเป็นส่วนหนึ่งใน Opearational Lead Time ที่ผู้ดูแลกระบวนการจัดซื้อต้องเช้าใจ
• ในบริษัทที่มีขนาดย่อม กระบวนการที่มีเอกสารภายในเป็นคำสั่งขอซื้ออาจจะไม่พบ เนื่องจากไม่มีความจำเป็นจะต้องทำให้เกิด Process ส่วนเกิน และมีจำนวนบุคลากรจำกัด

​3) การยืนยันคำสั่งซื้อ (PO; Purchasing Order) เป็นเอกสารไปยังคู่ค้า (Vendor)

• ใน PO โดยทั่วไป จะมีรายละเอียด สำคัญ ๆ เช่น 
  • หมายเลข PO และ หมายเลขเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
  • รายละเอียดเกี่ยวกัล Vendor เช่น ชื่อ, ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ในกรณีที่มีคู่ค้าจำนวนมาก มักจะมี Vendor ID ซึ่งบอกประเภท, ตำแหน่ง ฯลฯ ใน Code นั้นๆ 
    • Vendor ที่มีการซื้อขายกันประจำ หรือ Vendor ทีมีความน่าเชื่อถือ หรือ มีความเชี่ยวชาญเฉพาะในแต่ละเรื่อง มักจะถูกจัดอยู่ภายใต้ระบบ PREFER VENDOR
    • ในระบบ MRP เมื่อทราบจำนวนของสินค้าที่ต้องการแล้ว ระบบ MRP จะสร้างเอกสารการยืนยันคำสั่งซื้อ เพื่อแจ้งไปยังผู้มีอำนาจลงนาม และเมื่อลงนามหรือยืนยันด้วยระบบวิธีการใด ๆ แล้ว โดยมากคำสั่งซื้อนั้น จะถูกส่งไปยัง Prefer Vendor เพื่อลดขั้นตอน หรือ Lead Time ให้สั่นลง
  • มีรายละเอียดสินค้า พร้อมราคา, จำนวน, ยอดรวม, ภาษี ฯลฯ
  • กำหนดระยะเวลาที่ต้องการสินค้า และเงื่อนไขต่าง ๆ เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน, การวางมัดจำ ฯลฯ
  • รายชื่อผู้ดำเนินการออกใบยืนยันคำสั่งซื้อ และ ในบางกรณี จะระบุชื่อผู้ทำคำร้องในการขอซื้อ 
• เมื่อคู่ค้าได้รับการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร คู่ค้าก็จำดำเนินการผลิต หรือ นำสินค้าในคลังมานำส่ง ซึ่งเป็นส่วนที่เรียกว่า Vendor Delivery Lead Time 
  • ในประเทศไทย หากมีการตกลงกันแบบลายลักษณ์อักษร ในรูปแบบใด ๆ ก็จะถือว่าเป็นสัญญาจะซื้อจะขาย มีผลทางกฎหมาย นักศึกษาควรคำนึงถึงหลักฐานนี้ เพื่อประโยชน์ทางการค้าในอนาคต ซึ่งพบมากว่า บางครั้ง ใช้คำสัญญาปากเปล่า ซึ่งไม่สามารถเอาผิดกันทางกฎหมายได้ เนื่องจากไม่มีหลักฐาน 

4) เมื่อคู่ค้าได้รับ Approved PO แล้ว ก็จะดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้า และนำส่งให้กับคู่ค้าตามที่สัญญากันไว้ ต่อไป 

• คู่ค้า มักจะมีระบบสำคัญระบบหนึ่ง เพื่อสะดวกในการประเมินต่อกัน หรือช่วยในการตัดสินใจ ที่เรียกว่า SRM; Supplier Relationship Management ซึ่งมีรายละเอียดเพิ่มเติม และนักศึกษาควรทำความเข้าใจเพื่อต่อภาพของระบบ Logistics & Supply Chain ให้ครบวงจร

       ใน MonsoonSIM มีทางเลือกในการจัดซื้อ โดยมี 3 ทางเลือก ณ ขณะนี้ ใน Version 7.x (เมษายน 2562)

• Immediate Delivery
• Future Delivery​
• Blanket Purchase 

      ซึ่งทั้งสามวิธีจะมีความแตกต่างกันในรายละเอียด โดยนักศึกษาจะต้องทำความเข้าใจว่า แต่ละวิธีนั้น มีข้อดีข้อเสียอย่างไร และจะใช้วิธีการใด เพื่อวัตถุประสงค์ และข้อจำกัดใด ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ เพื่อจะได้เลือกปรับใช้งานในสถานการณ์จริงต่อไปในอนาคต
       สิ่งสำคัญยิ่ง ซึ่งเป็นหัวใจของการเรียนรู้ด้วยประสบการณ์ของ MonsoonSIM คือ จะต้องำกระวนการ หรือวิธีการที่แตกต่างกันนี้ ไปเชื่อมโยงกับงานอื่น ๆ เพื่อให้เห็นมิติที่หลากหลายมากขึ้น เช่น มิติด้านการเงิน, การจัดการพื้นที่ เป็นต้น

---

Immediate Delivery

• หลังจากคำยืนยันการคำสั่งซื้อ (Approved PO) ส่งไปยัง Supplier แล้ว Supplier จะส่งสินค้าให้ท่าน ตาม Lead Time ที่แจ้งไว้ 
• ความล่าช้า อาจะเกิดขึ้นได้ เมื่อ Supplier มีความสามารถจำกัด ในชีวิตจริง ไม่มีใครเวลาทำการค้า บอกว่า ตนเองนั้นจะผิดสัญญา ซึ่งเป็นภาพสะท้อนในเกม นักศึกษาอาจจะพบว่า Vendor ไม่สามารถส่งสินค้า ตาม Lead Time ที่ได้สัญญาว่า  ท่านจะต้องบริหารจัดการอย่างไร ต้องทดลองในเกม
• ในกรณี การจ่ายเงินแบบเงินสด (Cash) เมื่อสินค้าส่งถึงปลายทางแล้ว ระบบจะตัดเงินในวันต่อไป 
  • การบันทึกบัญชีทั่วไป หรือ การบันทึกบัญชีอัตโนมัติ
    
• ในกรณี มีแผนการชำระเป็นเครดิต (Credit Term) เมื่อสินค้าส่งถึงปลายทางแล้ว ระบบจะตัดเงินเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่ตกลงกันไว้
  • ​บัญชีค้างจ่ายนี้ จะอยู่ในส่วนของ Account Payable 
    

Future Delivery

• การกำหนดให้ Supplier ส่งสินค้าล่วงหน้า 
• ขั้นตอนยังคงจะต้องมีการยืนยันคำสั่งซื้อ ทว่า แทนที่จะกำหนดให้ส่งในวันถัเไปตามปรกติ แต่ในระบบสามารถกำหนดวันส่งสินค้าล่วงหน้าได้  5 วันขึ้นเพื่อ 
  
• วิธีนี้เหมาะสำหรับใช้ในการสั่งสิ้นค้า เมื่อ Demand Forecast เกิดขึ้นแบบไม่ปรกติ เพื่อให้เสริมกับระบบการจัดซื้อแบบทั่วไป 
  
• การนัดหมายล่วงหน้านี้ ในโลกธุรกิจจริง ก็เป็นแนวคิด ที่ช่วยให้ Supplier มีเวลาในการจัดสรรทรัพยากร ล่วงหน้า ซึ่งลดความผิดพลาดและโอกาสในการที่ร้านค้าจะไม่มีสินค้าจำหน่ายได้ ทว่าผู้จัดซื้อจำเป็นจะต้องประมาณการล่วงหน้าไว้ก่อนเช่นกัน​

Blanket Purchase Order; BPO

• กล่าวให้เข้าใจง่าย คือ การซ้อมสินค้าในปริมาณมาก และให้ Supplier ทยอยส่งเป็นรอบ ๆ  เช่น ซื้อสินค้า 50,000 ทว่ากำหนดให้ส่ง แบ่งออกเป็น 5 ครั้ง ครั้งละ 20% ทุก 5 วัน เมื่อ Approve PO แล้ว ในวันที่ 7 
  • ครั้งที่ 1 ใน​วันที่ 12 จะมีสินค้าไปส่ง 10,000 กล่อง (20%/100%
  • ครั้งที่ 2 ใน​วันที่ 17 จะมีสินค้าไปส่ง 10,000 กล่อง (40%/100%)
  • ครั้งที่ 3 ใน​วันที่ 22 จะมีสินค้าไปส่ง 10,000 กล่อง (60%/100%)
  • ครั้งที่ 4 ใน​วันที่ 27 จะมีสินค้าไปส่ง 10,000 กล่อง (80%/100%)
  • ครั้งที่ 5 ใน​วันที่ 32 จะมีสินค้าไปส่ง 10,000 กล่อง (100%/100%)
• ข้อดีคือ ได้รับส่วนลด ตามที่ต้องการ ในส่วนของ Bulk Discount และ เมื่อสินค้าส่งมาถึง จะถูกตัดเงินออกไป เป็นจำนวน ครั้ง ตาม สัดส่วนที่สินค้าที่ได้รับมา วิธีแบบนี้ ช่วยให้มีสินค้าทยอยส่งมาเรื่อย ๆ และ ยังคงมีสภาพคล่องทางการเงินสูงอยู่มาก เพราะว่าไม่ได้ตัดเงินออกในครั้งเดียว ครั้งละมาก ๆ จำนวน​

https://www.indiamart.com/proddetail/business-process-outsourcing-bpo-7791837012.html

---

จะตัดสินใจเลือก Supplier รายใด ใช้เกณฑ์อะไรในการตัดสินใจ
  การจะใช้เกณฑ์ใดในการตัดสินใจเลือก Vendor นั้น มีหลายลักษณะ ขึ้นอยู่กับเหตุปัจจัย ซึ่งเป็นข้อจำกัด และวัตถุประสงค์ นกอจากนั้น ยังมีเงื่อนไขอื่น ๆ อีกมาก ซึ่งในเกมอาจจะไม่สามารถจำลองมาได้ทั้งหมด 

• ขึ้นอยู่กับข้อเสนอ ใครสามารถให้ส่วนลดได้มากที่สุด ซึ่งเลือกด้วยวิธีนี้ จะทำให้ได้เปรียบที่ต้นทุนสินค้า
• หากสินค้าขาดแคลน ต้องการสินค่าเร็วที่สุด บางครั้ง อาจจะต้องเลือก Vendor ที่สามารถให้สินค้าได้ทันที ด้วยประโยชน์อื่น ๆ ทางการค้าขาย เลือกด้วยวิธีนี้ ทำให้ ไม่ขาดโอกาสทางการค้า
• หากระแสเงินสดในมือมีน้อย อาจจะต้องเลือก vendor ที่สามารถให้ credit term ยาวนานที่สุด เลือกวิธีนี้ ช่วยให้เกิดสภาพคล่องทางการเงิน

    ในโลกธุรกิจจริง และหรือในการตัดสินใจในเกม แต่ละช่วงเวลาอาจจะตัดสินใจไม่เหมือนกัน ด้วยเหตุผลที่หลากหลาย หรือ บางทีม บางกิจการใช้กระบวนการบริหารจัดการเข้ามาแทนที่ เช่น Vendor Y ให้ส่วนลดมากที่สุด ทว่า ส่งของได้ล่าช้าดว่ารายอื่น ๆ 3 วัน ก็ต้องไปแก้ไขด้วยการ ปรับกระบวนการการสั่งสินค้าล่วงหน้าเพื่อชดเชย Lead Time ที่เสียไปจาก Vendor Delivery Lead Time ทว่าจำเป็นจะต้องมี ระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพ
     ในโลกธุรกิจจริง ความสัมพันธ์กับ vendor อาจมีส่วนเข้ามาเกี่ยวข้อง, หรือ Vendor อาจจะพิจารณาพฤติกรรมการจ่ายเงิน หรือสภาพคล่อง และความเสี่ยงอื่น ๆ ทางการค้าประกอบด้วยเช่นกัน

      กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างจัดหา เป็นกิจกรรมสำคัญ ทว่า จะต้องประสานร่วมมือกับกิจกรรมอื่น ๆ ผู้ที่สามารถบริหารจัดการได้ในเชิงกลยุทธ์ จะได้เปรียบในหลายประการ อาทิ ต้นทุนในการประกอบการที่ต่ำกว่า, การบริหารสินค้าคงคลัง ให้เกิดมี Safty Stock เพื่อประโยชน์ทางการค้่า หรือ การจัดการจัดซื้อที่เชื่อมโยงกับสภาพคล้องทางการเงิน จะยิ่งเกิดประโยชน์ยิ่ง หรือ การใช้หลักการอื่น ๆ เช่น Supply on Demand เป็นต้น