https://www.smartsheet.com/ultimate-guide-to-cost-management-and-templates
ตอนที่ 2 ต้นทุนต้อง "บริหารจัดการ"
ในตอนแรกพี่แว่นหน้าตาดี มานำเสนอคณิตศาสตร์ธุรกิจแบบง่าย ๆ คือ สูตรของการคำนวนกำไรสุทธิ และได้อธิบายรายได้อย่างง่ายให้ฟังแล้ว ซึ่งรายได้ส่วนมากของกิจการเกิดจากการขาย
หัวใจของการขาย คือ การได้มาซึ่งเงินทั้งในรูปแบบ เงินสด และเครดิต จะเป็นเงินแบบใดก็ดีทั้งสิ้นในเบื้องต้น การขาย คือแหล่งที่มาของรายได้
หากรายได้มากกว่ารายจ่าย ก็เป็นกำไรของกิจการ
หากรายได้เท่ากับรายจ่าย หรือน้อยกว่า มีแนวทางการแก้ไขง่าย ๆ 2-3 วิธีเบื้องต้น ได้แก่
1) ขายให้มากขึ้น อย่างน้อยจะได้เงินสดมาเติมสภาพคล่อง (สภาพคล่องแปลว่ามีเงินใช้จ่ายในเรื่องที่จำเป็น)
2) ขายให้ได้สัดส่วนกำไรเพิ่มขึ้น หรือ Profit Margin ที่มีสัดส่วนมากขึ้น (สัดส่วนระหว่างรายได้ : รายจ่ายทั้งหมดของกิจการ)
หากข้อ 1-2 ทำไม่ได้ หรือยังไม่มีน้ำหนักเพียงพอ วิธีที่ 3 ที่มักจะทำควบคู่กันไปคือ "การบริหารจัดการ" ต้นทุน
พี่แว่นหน้าตาดีพยายามหลีกเลี่ยงใจะใช้คำว่าการลดต้นทุน แต่ขอใช้คำว่า บริหารจัดการแทนด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้ การบริหารจัดการ หมายถึง การเปลี่ยนแปลงไปตามสภาพการณ์ของกิจการ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เช่น
1. หาค่าใช้จ่ายที่เกิดจากความสูญเปล่า โดยไม่จำเป็น หรือที่เรียกว่า Waste Reducion หรือ เรียกว่า Lean Management (โปรดไปดู 8 Waste of Lean เพิ่มเติม เพราะว่า เมื่อแปลงกิจกรรมต่าง ๆ ที่สูญเปล่าออกมาทางบัญชี คือ ต้นทุนที่ไม่ควรเสียไปทั้งสิ้น) ตัวอย่างชัดเจน เช่น ความสูญเสียจากการที่มีสินค้าคลังเกินกว่าปริมาณที่จะใช้งาน ทำให้ เงินสดในมือ (Cash on Hand) ไป "จม" อยู่กับค่าสินค้า, ค้าจัดเก็บดูแลสินค้า, ค่าใช้จ่ายในพื้นที่, ค่าบุคลลากร ที่ต้องมาดูแลสินค้า นี่ยังไม่นับรวมว่า หากสินค้าเหล่านั้นสามารถเสื่อมสภาพได้ในระยะเวลาอันสั้น โอกาสที่จะเปลี่ยนสินค้าคงคลังเป็นเงินสดก็จะยิ่งยากไปอีก ธุรกิจจะขาดสภาพคล่อง และเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง
วิธีการบริหารจัดการต้นทุน ต้องกลับไปในกระบวนการตัดสินใจ ในระดับสินค้าคงคลัง การจัดการ Safety Stock, การพยากรณ์ยอดขาย และความสามารถของแผนธุรกิจ และแผนการตลาด ซึ่งเป็นปัจจัยภายในองค์กร แต่ยังมีปัจจัยภายนอกองค์กรอีกมาก เช่น สภาพเศรษฐกิจ ที่ไม่อาจควบคุมได้ จงจัดการและบริหารปัจจัยภายในที่ทำได้
2. เราจัดการให้เกิดการใช้งานอย่างคุ้มค่า หรือใช่หลัก Utilization ในการทำงาน วิะีนี้ จะทำให้ เราจัดการต้นทุนได้ดีขึ้น เช่น การจัดการพื้นที่ให้บริการตามสัดส่วนของลูกค้า เช่น ในเวลาตอนบ่ายลูกค้าในร้านอาหารอาจจะน้อยลง แทนที่จะใช้พื้นที่ให้บริการทั้งหมดของร้าน ก็อาจจะจำกัดเขต เพื่อจำกัดการใช้ทรัพยากรอื่น ๆ ให้ลดลงไปด้วย และเพิ่มประสิทธิภาพในพื้นที่หนึ่ง ๆ ให้สูงขึ้นแทน หลักการ Utilization แปลอย่างง่ายๆ สไตลมอนซูน คือ มีแล้วใช้ให้คุ้ม
3. Optimize หรือเพิ่มประสิทธิภาพภายใต้ทรัพยากรเดิมที่มี เช่น การจัดการประสิทธิภาพในการผลิตในโรงงานอุตสาหกรรม ให้สามารถผลิตได้อย่างต่อเนื่องในไลน์ผลิตที่ใช้น้อยไลน์ลง เป็นการทำให้ต้นทุนโดยภาพรวมลดลงไป และทำให้ทรัพยากรในองค์กรใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3 แนวทางเหล่านี้เป็นวิธีการสากลในโลกของการบริหารจัดการ จะเกิดอะไรขึ้น หากไม่มีบริหารจัดการ และมุ่งแต่ลดต้นทุน
ลดต้นทุนสินค้า อาจหมายถึง การลดคุณภาพสินค้าลง เพราะว่าใช้วัตถุดิบที่ด้อยลง ผู้บริโภคอาจะได้ับผลกระทบ และส่งผลต่อยอดขาย, ส่งแผลต่อความไว่้วางใจ ความภักดีในแบรนด์เป็นต้น
ลดต้นทุนของการดำเนินการ เช่น ลดการใช้ไฟฟ้า ทำให้เกิดความไม่สะดวกสบายในองค์กร ลดสวัสดิการของพนักงาน อาจส่งผลต่อทัศนคติการทำงาน ความรู้สึกรักผูกพันองค์กร
เห็นไหมครับ ว่า "จัดการ" ต้นทุนเสีย ดีกว่า "ตัดลด" .. ให้เห็นต้นทุนเป็นเพื่อนคู่คิดมิตรเมื่อยามยาก แทนจะเห็นเป็น "ปัญหา" อย่างเดียว
ท่านสามารถอ่านเรื่องธุรกิจง่ายๆ โดยตาม Hashtag #บทเรียนง่ายๆสไตล์มอนซูน
#บทเรียนง่ายๆสไตล์มอนซูน
#เรื่องพื้นฐานสอนให้เข้าใจได้ง่ายๆด้วยMonsoonSIM
#อบรมทีมงานสร้างนักศึกษActiveLearnerใช้MonsoonSIM
ในตอนแรกพี่แว่นหน้าตาดี มานำเสนอคณิตศาสตร์ธุรกิจแบบง่าย ๆ คือ สูตรของการคำนวนกำไรสุทธิ และได้อธิบายรายได้อย่างง่ายให้ฟังแล้ว ซึ่งรายได้ส่วนมากของกิจการเกิดจากการขาย
หัวใจของการขาย คือ การได้มาซึ่งเงินทั้งในรูปแบบ เงินสด และเครดิต จะเป็นเงินแบบใดก็ดีทั้งสิ้นในเบื้องต้น การขาย คือแหล่งที่มาของรายได้
หากรายได้มากกว่ารายจ่าย ก็เป็นกำไรของกิจการ
หากรายได้เท่ากับรายจ่าย หรือน้อยกว่า มีแนวทางการแก้ไขง่าย ๆ 2-3 วิธีเบื้องต้น ได้แก่
1) ขายให้มากขึ้น อย่างน้อยจะได้เงินสดมาเติมสภาพคล่อง (สภาพคล่องแปลว่ามีเงินใช้จ่ายในเรื่องที่จำเป็น)
2) ขายให้ได้สัดส่วนกำไรเพิ่มขึ้น หรือ Profit Margin ที่มีสัดส่วนมากขึ้น (สัดส่วนระหว่างรายได้ : รายจ่ายทั้งหมดของกิจการ)
หากข้อ 1-2 ทำไม่ได้ หรือยังไม่มีน้ำหนักเพียงพอ วิธีที่ 3 ที่มักจะทำควบคู่กันไปคือ "การบริหารจัดการ" ต้นทุน
พี่แว่นหน้าตาดีพยายามหลีกเลี่ยงใจะใช้คำว่าการลดต้นทุน แต่ขอใช้คำว่า บริหารจัดการแทนด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้ การบริหารจัดการ หมายถึง การเปลี่ยนแปลงไปตามสภาพการณ์ของกิจการ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เช่น
1. หาค่าใช้จ่ายที่เกิดจากความสูญเปล่า โดยไม่จำเป็น หรือที่เรียกว่า Waste Reducion หรือ เรียกว่า Lean Management (โปรดไปดู 8 Waste of Lean เพิ่มเติม เพราะว่า เมื่อแปลงกิจกรรมต่าง ๆ ที่สูญเปล่าออกมาทางบัญชี คือ ต้นทุนที่ไม่ควรเสียไปทั้งสิ้น) ตัวอย่างชัดเจน เช่น ความสูญเสียจากการที่มีสินค้าคลังเกินกว่าปริมาณที่จะใช้งาน ทำให้ เงินสดในมือ (Cash on Hand) ไป "จม" อยู่กับค่าสินค้า, ค้าจัดเก็บดูแลสินค้า, ค่าใช้จ่ายในพื้นที่, ค่าบุคลลากร ที่ต้องมาดูแลสินค้า นี่ยังไม่นับรวมว่า หากสินค้าเหล่านั้นสามารถเสื่อมสภาพได้ในระยะเวลาอันสั้น โอกาสที่จะเปลี่ยนสินค้าคงคลังเป็นเงินสดก็จะยิ่งยากไปอีก ธุรกิจจะขาดสภาพคล่อง และเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง
วิธีการบริหารจัดการต้นทุน ต้องกลับไปในกระบวนการตัดสินใจ ในระดับสินค้าคงคลัง การจัดการ Safety Stock, การพยากรณ์ยอดขาย และความสามารถของแผนธุรกิจ และแผนการตลาด ซึ่งเป็นปัจจัยภายในองค์กร แต่ยังมีปัจจัยภายนอกองค์กรอีกมาก เช่น สภาพเศรษฐกิจ ที่ไม่อาจควบคุมได้ จงจัดการและบริหารปัจจัยภายในที่ทำได้
2. เราจัดการให้เกิดการใช้งานอย่างคุ้มค่า หรือใช่หลัก Utilization ในการทำงาน วิะีนี้ จะทำให้ เราจัดการต้นทุนได้ดีขึ้น เช่น การจัดการพื้นที่ให้บริการตามสัดส่วนของลูกค้า เช่น ในเวลาตอนบ่ายลูกค้าในร้านอาหารอาจจะน้อยลง แทนที่จะใช้พื้นที่ให้บริการทั้งหมดของร้าน ก็อาจจะจำกัดเขต เพื่อจำกัดการใช้ทรัพยากรอื่น ๆ ให้ลดลงไปด้วย และเพิ่มประสิทธิภาพในพื้นที่หนึ่ง ๆ ให้สูงขึ้นแทน หลักการ Utilization แปลอย่างง่ายๆ สไตลมอนซูน คือ มีแล้วใช้ให้คุ้ม
3. Optimize หรือเพิ่มประสิทธิภาพภายใต้ทรัพยากรเดิมที่มี เช่น การจัดการประสิทธิภาพในการผลิตในโรงงานอุตสาหกรรม ให้สามารถผลิตได้อย่างต่อเนื่องในไลน์ผลิตที่ใช้น้อยไลน์ลง เป็นการทำให้ต้นทุนโดยภาพรวมลดลงไป และทำให้ทรัพยากรในองค์กรใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3 แนวทางเหล่านี้เป็นวิธีการสากลในโลกของการบริหารจัดการ จะเกิดอะไรขึ้น หากไม่มีบริหารจัดการ และมุ่งแต่ลดต้นทุน
ลดต้นทุนสินค้า อาจหมายถึง การลดคุณภาพสินค้าลง เพราะว่าใช้วัตถุดิบที่ด้อยลง ผู้บริโภคอาจะได้ับผลกระทบ และส่งผลต่อยอดขาย, ส่งแผลต่อความไว่้วางใจ ความภักดีในแบรนด์เป็นต้น
ลดต้นทุนของการดำเนินการ เช่น ลดการใช้ไฟฟ้า ทำให้เกิดความไม่สะดวกสบายในองค์กร ลดสวัสดิการของพนักงาน อาจส่งผลต่อทัศนคติการทำงาน ความรู้สึกรักผูกพันองค์กร
เห็นไหมครับ ว่า "จัดการ" ต้นทุนเสีย ดีกว่า "ตัดลด" .. ให้เห็นต้นทุนเป็นเพื่อนคู่คิดมิตรเมื่อยามยาก แทนจะเห็นเป็น "ปัญหา" อย่างเดียว
ท่านสามารถอ่านเรื่องธุรกิจง่ายๆ โดยตาม Hashtag #บทเรียนง่ายๆสไตล์มอนซูน
#บทเรียนง่ายๆสไตล์มอนซูน
#เรื่องพื้นฐานสอนให้เข้าใจได้ง่ายๆด้วยMonsoonSIM
#อบรมทีมงานสร้างนักศึกษActiveLearnerใช้MonsoonSIM
